Rollenbeschreibung
Der Dokumentencontroller ist für die Verwaltung des Dokumentenkontrollprozesses innerhalb von JSM verantwortlich. Diese Rolle beinhaltet die Gewährleistung, dass alle Dokumente, Aufzeichnungen und Dateien genau und sicher gespeichert, verwaltet und an die relevanten Parteien verteilt werden. Der Dokumentencontroller spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Genauigkeit, Integrität und Zugänglichkeit von Dokumenten innerhalb einer Organisation und unterstützt effektive Abläufe und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Ein Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich, beispielsweise Betriebswirtschaft oder Informationsmanagement.
- Vorherige Erfahrung in der Dokumentenkontrolle.
- Fundierte Kenntnisse der Prozesse, Verfahren und Best Practices zur Dokumentenkontrolle.
- Vertrautheit mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen und -software.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten.
- Analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz zum Erkennen und Lösen von Dokumentenkontrollproblemen.
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word und Excel.
- Kenntnisse der relevanten Industrienormen und Vorschriften zur Dokumentenkontrolle.
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten.
GeAllgemeine Pflichten
- Einhaltung von Verfahren und Standards zur Dokumentenkontrolle, um die Konsistenz und Effizienz bei der Dokumentenverwaltung im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
- Verwalten des Dokumentenkontrollsystems, einschließlich der Verwendung elektronischer Dokumentenverwaltungssoftware, um sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß organisiert, versionskontrolliert und leicht zugänglich sind.
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen oder Projektteams, um deren Bedürfnisse und Anforderungen hinsichtlich der Dokumentenkontrolle zu verstehen.
- Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenkontrolle.
- Überprüfen und Verifizieren der Richtigkeit und Vollständigkeit von Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie den erforderlichen Standards und Spezifikationen entsprechen.
- Verfolgung und Berichterstellung zu Dokumentenkontrollmetriken wie etwa Dokumentenstatus, Verteilung und Abrufzeiten.
- Koordinieren des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses für Dokumente, einschließlich der Weiterleitung an die entsprechenden Beteiligten zur Überprüfung und Sicherstellung einer rechtzeitigen Fertigstellung.
- Pflege von Dokumentenarchiven und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Entsorgung veralteter oder überholter Dokumente.
- Stellen Sie sicher, dass die Marke JSM Group positiv und proaktiv beworben wird.
Vorteile:
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Private Altersvorsorge
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Krankenkassenplan
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Rabatt- und Cashback-Programm
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Jährlicher Bonus
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Vergünstigtes Fitnessstudio-Programm
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Auszeichnung für langjährige Dienste
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Rabattsystem für den Einzelhandel
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Mitarbeiterhilfsprogramm