Description du rôle
Le contrôleur de documents est responsable de la gestion du processus de contrôle des documents au sein de JSM. Ce rôle consiste à garantir que tous les documents, dossiers et fichiers sont stockés, conservés et distribués avec précision et en toute sécurité aux parties concernées. Le contrôleur de documents joue un rôle essentiel en garantissant l'exactitude, l'intégrité et l'accessibilité des documents au sein d'une organisation, en soutenant l'efficacité des opérations et le respect des exigences réglementaires.
Compétences et expérience requises :
- Un baccalauréat dans un domaine pertinent, comme l'administration des affaires ou la gestion de l'information.
- Expérience antérieure en contrôle de documents.
- Solide connaissance des processus, des procédures et des meilleures pratiques de contrôle des documents.
- Familiarité avec les systèmes et logiciels de gestion électronique de documents.
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de collaborer efficacement avec diverses parties prenantes.
- Compétences analytiques et de résolution de problèmes pour identifier et résoudre les problèmes de contrôle des documents.
- Maîtrise de l'utilisation des applications MS Office, notamment Word et Excel.
- Connaissance des normes et réglementations pertinentes de l'industrie liées au contrôle des documents.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
GeFonctions générales
- Respecter les procédures et les normes de contrôle des documents pour garantir la cohérence et l'efficacité de la gestion des documents dans toute l'organisation.
- Gérer le système de contrôle des documents, y compris l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique des documents, pour garantir que les documents sont correctement organisés, contrôlés en version et facilement accessibles.
- Collaborer avec divers départements ou équipes de projet pour comprendre leurs besoins et exigences en matière de contrôle des documents.
- Surveiller et faire respecter les politiques et procédures de contrôle des documents.
- Examiner et vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des documents, en s’assurant qu’ils répondent aux normes et spécifications requises.
- Suivi et reporting sur les mesures de contrôle des documents, telles que le statut des documents, les délais de distribution et de récupération.
- Coordonner le processus d'examen et d'approbation des documents, y compris les acheminer vers les parties prenantes appropriées pour examen et garantir leur achèvement dans les délais.
- Tenir à jour les archives documentaires et assurer l’élimination appropriée des documents obsolètes ou périmés.
- Veiller à ce que la marque du Groupe JSM soit promue de manière positive et proactive.
Avantages:
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Régime de retraite privé
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Plan de trésorerie santé
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Programme de remise et de cashback
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Prime annuelle
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Programme de remise en forme pour les gymnases
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Récompense d'ancienneté
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Programme de remise au détail
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Programme d'aide aux employés