Descripción del rol
El controlador de documentos es responsable de gestionar el proceso de control de documentos dentro de JSM. Esta función implica garantizar que todos los documentos, registros y archivos se almacenen, mantengan y distribuyan de forma precisa y segura a las partes pertinentes. El controlador de documentos desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la precisión, integridad y accesibilidad de los documentos dentro de una organización, respaldando operaciones efectivas y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
Habilidades y experiencia requeridas:
- Una licenciatura en un campo relevante, como administración de empresas o gestión de la información.
- Experiencia previa en control documental.
- Fuerte conocimiento de los procesos, procedimientos y mejores prácticas de control documental.
- Familiaridad con los sistemas y software de gestión de documentos electrónicos.
- Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
- Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación, con capacidad para colaborar eficazmente con diversas partes interesadas.
- Habilidades analíticas y de resolución de problemas para identificar y resolver problemas de control de documentos.
- Competencia en el uso de aplicaciones de MS Office, particularmente Word y Excel.
- Conocimiento de los estándares y regulaciones relevantes de la industria relacionados con el control de documentos.
- Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos ajustados.
Gedeberes generales
- Mantener los procedimientos y estándares de control de documentos para garantizar la coherencia y eficiencia en la gestión de documentos en toda la organización.
- Gestionar el sistema de control de documentos, incluido el uso de software de gestión de documentos electrónicos, para garantizar que los documentos estén correctamente organizados, controlados en versión y fácilmente accesibles.
- Colaborar con varios departamentos o equipos de proyectos para comprender sus necesidades y requisitos de control de documentos.
- Monitorear y hacer cumplir el cumplimiento de las políticas y procedimientos de control de documentos.
- Revisar y verificar la exactitud e integridad de los documentos, asegurando que cumplan con los estándares y especificaciones requeridos.
- Seguimiento e informes sobre métricas de control de documentos, como el estado del documento, los tiempos de distribución y recuperación.
- Coordinar el proceso de revisión y aprobación de documentos, incluido enviarlos a las partes interesadas adecuadas para su revisión y garantizar su finalización oportuna.
- Mantener archivos de documentos y garantizar la eliminación adecuada de documentos obsoletos o desactualizados.
- Garantizar que la marca JSM Group se promueva de manera positiva y proactiva.
Beneficios:
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Plan de pensiones privado
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plan de caja de salud
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Esquema de descuentos y reembolsos
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Bonus anual
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Plan de gimnasio con descuento
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Premio por servicio prolongado
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Esquema de descuento minorista
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Programa de asistencia a los empleados